Zo organiseer je in 9 stappen een werkbezoek

Deze eerste stap is cruciaal. Een werkbezoek is niet altijd het geschikte middel. Bedenk dus of je het idee visueel kunt maken. Kun je letterlijk de hort op om te laten zien waarom jouw plannen belangrijk zijn voor de gemeente? Het hoeft niet groot te zijn, zolang je maar iets kunt tonen dat de moeite waard is.

Zo organiseerde Vogelbescherming een werkbezoek voor raadsleden in Utrecht. Samen met lokale vrijwilligers lieten we hen zien welke plekken in de stad al natuur- en vogelvriendelijk zijn ingericht, en op welke plekken er nog winst te behalen valt. Ook tekenden zij ons Vogelhuisakkoord, waarmee ze zich verbinden aan onze groene ambities voor de stad. Het werkbezoek werd door de raadsleden zeer gewaardeerd! 

Bedenk wie je moet overtuigen van je idee. Wie moet hier uiteindelijk mee aan de slag? Dat kan een raadslid of wethouder zijn die een raakvlak heeft, bijvoorbeeld omdat het valt in zijn/haar portefeuille. Mocht je een raadslid uitnodigen, dan is het altijd goed om te vragen of er andere raadsleden of beleidsmedewerkers van de partij zijn die interesse hebben. Je kunt er ook voor kiezen om alle raadsleden met de betreffende portefeuille uit te nodigen. Veel gemeentes hebben een commissie voor natuur en milieu, bestaande uit raadsleden van verschillende partijen.

Daarnaast kun je andere sprekers uitnodigen. Bijvoorbeeld een deskundige, die onafhankelijk kan toelichten waarom je plannen een goed idee zijn. Stem van te voren goed af wat deze spreker gaat vertellen, zodat je zeker weet dat zijn/haar verhaal een bijdrage levert aan het werkbezoek. 

Als de timing van je werkbezoek niet klopt dan is de kans groot dat je idee in de la verdwijnt. Er moet dus een actueel ‘haakje’ zijn om het werkbezoek aan op te hangen. Komende gemeenteraadsverkiezingen zijn bij uitstek zo'n haakje. 

Andere mogelijke haakjes vind je in de raadsagenda: kijk wanneer er een debat gepland staat waar jouw idee ingebracht kan worden. Organiseer het werkbezoek dan ruim voor dat debat, zodat het raadslid nog tijd heeft de conclusies uit het werkbezoek mee te nemen in zijn/haar inbreng. 

Soms is de timing ook seizoensgebonden. Wil je een ronde doen langs natuurvriendelijke oevers? Dan heeft het weinig zin om in de winter een werkbezoek te organiseren. Denk dus ook na over ‘het perfecte plaatje’!

Het organiseren van een werkbezoek biedt de kans om anderen te laten zién wat jouw idee is. Heeft je plan betrekking op het stadspark? Bedenk dan een leuke route door het park. Gaat het over natuurvriendelijke oevers? Neem de genodigden op sleeptouw langs verschillende typen oevers. Zo'n werkbezoek in de buitenlucht biedt ruimte voor conversaties in een informele sfeer. En het is ook nog eens een stuk leuker dan ergens in een vergaderzaaltje!

Bij ons werkbezoek in Utrecht leidden wij de raadsleden rond langs plekken die al goed vogelvriendelijk zijn ingericht, en plekken waar het beter kan. Zo maakten we heel concreet welke maatregelen de raadsleden na de verkiezing kunnen nemen. Hun enthousiasme legden we meteen vast in ons Vogelhuisakkoord.

Lokale politici zijn vaak druk, dus stel een programma op dat niet langer dan twee uur duurt. Denk vooraf na over de opzet; waar spreken jullie af? Is er bij aankomst tijd voor koffie en thee, of misschien achteraf? Is er één locatie of is er een route - en kan die worden gewandeld of zijn er (huur)fietsen nodig? 

Wie wil je allemaal aan het woord laten? Bedenk: mensen vinden het leuker om de ervaring te horen van een enthousiaste vrijwilliger dan dat ze luisteren naar een theoretisch verhaal van een directeur. Stem goed af wie wat vertelt, en verzeker je ervan dat sprekers het bondig houden, zodat er voldoende tijd overblijft om informeel in gesprek te gaan. Je kunt de genodigden ook van tevoren vragen wat zij graag zouden horen of zien tijdens het werkbezoek.

Vervolgens is het tijd om een uitnodiging op te stellen en deze te versturen. De uitnodiging moet in ieder geval het volgende bevatten:

• Wie je bent
• Wat de aanleiding is voor het werkbezoek (noem hier ook zeker het ‘haakje’)
• Waarom je die betreffende persoon uitnodigt
• Wat het programma is
• De datum, tijd en locatie
• Tips voor het bezoek, bijvoorbeeld om een verrekijker of wandelschoenen mee te nemen
• Jouw contactgegevens voor vragen

Download hier onze voorbeeldtekst. Verstuur de uitnodiging ongeveer drie weken voor het werkbezoek. Als je nog geen reactie ontvangen hebt, kun je na anderhalve week een herinnering sturen. Mocht de genodigde niet op het voorgestelde moment kunnen maar wel enthousiast zijn, stel je dan flexibel op en kom met een nieuw datumvoorstel.

Het kan leuk zijn om lokale media in te lichten over het werkbezoek. Hiermee genereer je zowel aandacht voor je idee als voor de politici die je uitnodigt. Politici zijn altijd op zoek naar manieren om zich te profileren en daar hoort media-aandacht bij. Maak ook gebruik van sociale media. Plaats bijvoorbeeld een foto van het werkbezoek, waarin je het idee in twee zinnen uitlegt en de genodigden tagt. Dit bericht kan weer door anderen gedeeld worden. Vergeet niet een passende hashtag te bedenken en vooraf even toestemming te vragen aan de genodigden! En tag ook @vogelnieuws van Vogelberscherming, wij vinden het leuk om je initiatief te volgen.

Tijd voor het werkbezoek zelf! Het kan effectief zijn om iets tastbaars mee te nemen om uit te delen. Bijvoorbeeld een flyer met een aantrekkelijk beeld, je belangrijkste punten en je contactgegevens. (Hou het kort en bondig.) Of het Vogelhuisakkoord waarmee de politici zich kunnen verbinden aan jouw groene ambities. (Download hier het sjabloon van het Vogelhuisakkoord voor eigen gebruik.)

Bekijk van tevoren de weersverwachting. Slecht weer op komst? Denk dan alvast na over een mogelijke plek om te schuilen, of neem paraplu’s mee (ook voor de gasten!). Tijdens het werkbezoek is het handig om af te trappen met een voorstelrondje, voordat het officiële programma begint. Tot slot, het belangrijkste: maak er een leuk bezoek van!

Na het werkbezoek is het zaak om de lijntjes kort te houden met de lokale politicus. Dit kun je bijvoorbeeld doen met een bedankmail. Naast een waardering voor hun komst, biedt dit de kans om je idee nog eens op de mail te zetten. Wellicht heb je aanvullende informatie die nog nuttig is, of een kort verslagje met een foto die je wilt delen. Daarnaast is het van belang om een afspraak te maken over de vervolgstappen. Idealiter doe je dit tijdens het werkbezoek; in de mail kun je hier dan op terugkomen. Hoe gaat het nu verder met je idee? Kun je de politicus nog ergens mee helpen? Is het wellicht handig een vervolgafspraak te maken? Dit kan natuurlijk ook telefonisch.

Onderhoud het contact ook na de verkiezingen. Stuur bijvoorbeeld een mail met een felicitatie dat ze een plek in de raad bemachtigd hebben, of feliciteer ze met de mooie verkiezingsuitslag. En help hen dan herinneren aan het initiatief waarover ze zich eerder uitspraken. Want als ze in de coalitie terecht komen, dan gaan ze na de verkiezingen aan de slag met het schrijven van het akkoord. Wellicht is hier ook plek voor je initiatief. Maar wees niet teleurgesteld als er niet direct iets met je idee gebeurt. Lobbyen is (soms) een zaak van een lange adem.